语言是公文的第一要素。公文语言的直接策令作用与实用性，要求其做到：准确贴切、平实易懂、简洁生动、庄重严肃。所谓准确贴切，即用语遣句准确无误，合乎语法规则。所谓平实易懂，即言之有理、言之有物、语言朴素、语意实在，避免用生僻晦涩的字句。所谓简洁生动，即用最少的文字表达尽量多的内容，做到“文约事丰”、“言简意赅”;简捷明快，直来直去;恰当地选用一些警策词句和修辞手法。所谓庄重严肃，即用语庄严重不俗气，尽量使用书面用语，注意使用雅语、敬语。

　　在公文的语言中，假若不符合上述用语要求，即公文用语的差误。现将当前这方面的种种表现剖析如下：

　　1、字的错用。在公文写作中由于疏忽大意或不懂乱用，把含有别义的字用在本义上，从而造成用字不当。如一个单位发出的请柬，把“莅临现场指导”的“莅”字印成了“泣”字，还把“务必”二字印成“勿必”，令人啼笑皆非。

　　2、句子搭配不当。在公文写作中，句子成份之间互相搭配不合适，造成句子不通顺。如“他每天都接待许许多多的人民来信来访”，这句话中属动宾搭配不当，接待来访是可以的，而“接待来信”是不正确的。

　　3、语句位置颠倒。词语在句子中的位置摆得不对，次序颠倒，造成句子结构混乱或语意变化。如“公司经理和其他公司的干部跟我们一起参加了企业的改革”。作者本意是指公司经理和“本公司的其他干部”，但由于把本应放在“干部”之前的“其他”二字放到了“公司”的前面，结果使人理解为其他公司的干部也来参加我们企业的改革，使语意起了变化。

　　4、语句成分残缺。指句子里缺少某些必不可少的成分。如“在入厂教育中，使我懂得了遵守纪律的重要意义”。这句话的毛病是缺主语，改法应去掉“使”字，成为“在入厂教育中，我懂得了……”，或留“使”字，去掉“在”和“中”，成为入厂教育，使我懂得了……”

　　5、语言结构混乱。在公文写作中，句子成分的关系处理得不合语法规则，就会造成结构混乱。如“对于滥用方言的做法是应当受到批评的”。这句话的毛病是把主动和被动两种格式揉在一起了。如用主动格式，应把“受到”改为“提出”;如用被动格式，则应删掉“对于”二字。又如“该厂几年来一直狠抓防火工作，做到安全防火普遍化，很少发生重大的火灾事故”，既然做到安全防火普遍化，又讲“很少发生重大的火灾事故”，前后是矛盾的。

　　6、指代不明。乱用代词，造成指代不明。如“渤海毛纺厂……从日本引进当今世界上先进的人造丝不织布生产线。……该厂已经生产出各式针刺人造丝不织布……我们欢迎您来了解和使用不织布产品。”从全段话看，是渤海毛纺厂(即说话一方，而不是说话和听话以外的另一方)向客户介绍产品，因此，应自始至终用“我厂”、“我们”或“本厂”说明介绍，而不应用“该厂”来指代。

　　7、用语叠床架屋。在公文用语上重复累赘。具体表现为：①内涵不明引起的叠床架屋。如“诸位代表先生们”、“他要求大家要”、“他希望大家要”、“我们必须要”、“继续进一步”，等等，标注着重号处均是重复的地方。②外延不明引起的叠床架屋。如“反映了情况和问题”这句话，其中“情况”的外延大，已包括了“问题”在内，故属重复。③语义不清引起的叠床架屋。如“最最坚决拥护……”、“非常非常热爱……”。按语法要求，副词通常都不能叠用，例句中的“最”、“非常”一叠用即成语病。④非语病的叠床架屋。如“仅一年时间内就实现了……”、“截至十二月底为止已完成……”这两句话，加重点号的地方应删去。

　　8、文句冗长。指公文用语该简练的未简练，造成语文字多余、累赘。如“为了保证我局今年的行政经费略有节余，各处、室各项经费的开支，要严格执行领导根据上级财务部门要求制订的，并经局务会议讨论通的《财务开支审批制度》，减少不必要的浪费”。加着重号的字可以全部删去，在“执行”一词后面加上“本局”二字，即可。

　　9、套话、空话。在公文中使用一些套话、空话，使文件的实用性受到损害。如在一些总结、报告的开头，总有这么一些形成公式的套话：“在——以来的大好形势下，在——会议精神鼓舞下，认真贯彻——精神，反复认真学习了——文件。通过学习，深刻认识到——重要性，进一步明确了——的重要意义，从而，大大增强了贯彻执行——的自觉性。在提高认识的基础上，狠抓了——，做到了——，取得了——”。不是说这些话不能用，而是反对千遍一律的套用，否则就把公文写“死”了。